Dit moet jouw club weten over de nieuwe privacywetgeving

Je hebt de term AVG de afgelopen maanden waarschijnlijk al vaker voorbij horen komen. Deze Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) gaat in vanaf 25 mei. Sportclubs hebben ook met deze nieuwe privacywetgeving te maken, want net als veel andere organisaties verwerken clubs ook persoonsgegevens. We zetten de belangrijkste zaken op een rij om je club voor te bereiden op deze Europese wetgeving.

Wat verandert er?
De AVG versterkt de positie van de betrokkenen (de mensen van wie gegevens worden verwerkt). Zij krijgen sterkere privacy rechten. Organisaties die persoonsgegevens verwerken – en daar horen ook sportverenigingen toe - krijgen meer verplichtingen. Zo ontkomen clubs er niet meer aan om aansprakelijk te zijn; er geldt een documentatieplicht: met documenten kunnen aantonen dat je voldoet aan de AVG. Concreet betekent dit: beleid maken en opschrijven hoe je omgaat met persoonsgegevens van je leden en fans/vrijwilligers.

Wat kan ik doen?
Om goed voorbereid te zijn op de nieuwe privacywet is beleid maken daarom het allerbelangrijkste. Hoe wil je omgaan met de persoonsgegevens van je leden? Is het oké als ieder bestuurslid of commissie zijn eigen excelletje bijhoudt? Of om ledengegevens te delen met sponsoren? Dit zijn vragen waar je als club over na moet denken en een antwoord op moet formuleren.

Regels met foto’s
Foto's zijn ook een heet hangijzer binnen de AVG. Wil je foto's van een minderjarige op de website gebruiken dan heb je daar in de nieuwe privacywetgeving expliciet toestemming van de ouders voor nodig. Dat je die toestemming hebt, moet je ook kunnen aantonen als club.

Dataportabiliteit
Onder de AVG krijgen de mensen van wie jouw club persoonsgegevens verzamelt betere privacy rechten. Bereid je daarop voor, zodat je op tijd en op de juiste manier op verzoeken reageert. Denk daarbij aan bestaande rechten, zoals het recht op inzage en het recht op correctie en verwijdering. Maar houd ook alvast rekening met nieuwe rechten, zoals het recht op dataportabiliteit. Bij dit recht moet je ervoor zorgen dat betrokkenen hun gegevens makkelijk kunnen krijgen en vervolgens kunnen doorgeven aan een andere organisatie als ze dat willen.

Maak een overzicht
Breng jouw gegevensverwerkingen in kaart. Documenteer welke persoonsgegevens jouw club verwerkt en met welk doel je dit doet, waar deze gegevens vandaan komen en met wie je ze deelt.

Je kunt het overzicht ook nodig hebben als betrokkenen hun privacy rechten uitoefenen. Realiseer je dat de gegevens van jouw leden ook (rechtstreeks) naar een bond gaan en bij eventuele andere databanken belanden, bijvoorbeeld bij NOC*NSF. Dit betekent dat je, als een lid vraagt zijn gegevens te corrigeren of te verwijderen, dit moet doorgeven aan organisaties waarmee je hun gegevens hebt gedeeld.

Bewerkersovereenkomsten
Vraag je zelf als club af met welke partijen je zaken doet; heb je een derde ingeschakeld voor bijvoorbeeld het incasseren van de contributie? Check dan wat zij doen met de persoonsgegevens van je leden, blijven die gegevens van jouw club? Geeft die organisatie je voldoende waarborgen dat zij de persoonsgegevens van je leden veilig verwerken?

Aan de slag
Omdat de ingangsdatum van de AVG al snel dichterbij komt is het belangrijk dat je bij jouw club bovenstaande hebt geregeld. Toch is het ook niet zo dat je in paniek moet raken. Je hoeft niet alles exact op 25 mei afgerond te hebben. Het belangrijkste, zoals bij de hele AVG, is dat je kunt aantonen dat je serieus aan de slag bent gegaan met de nieuwe privacywetgeving.

Meer weten? Op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl vind je antwoorden op enkele veel gestelde vragen.

Bron: Sport.nl/Voorclubs